PI-Farma: efficiënt, kosten- en tijdbesparend
Ondersteuning samenwerkende apotheken
Introductie
Vanaf de introductie van PI-Farma hebben wij gekozen voor een aantal ontwikkelingsrichtingen. Ondersteuning van samenwerkende apotheken was en is één van de belangrijkste.
Na diverse succesvolle implementaties is de toegevoegde waarde van papierloos werken duidelijk. De meeste winst wordt geboekt op het gebied van efficiency en inzichtelijkheid. U houdt als apotheker de regie. Dit geldt voor enkelvoudige apotheken én samenwerkingsverbanden.
Bij samenwerkingsverbanden zien wij een duidelijke wens om de logistiek tussen apotheken op de meest efficiënte wijze te faciliteren. De integratie van PI-Farma en Loxis Track & Trace is hierbij van wezenlijk belang.
Deze whitepaper is voortgekomen uit een serie mailingen die wij hebben verstuurd naar apothekers én een artikel uit De Jonge Apotheker. In de mailingen zijn wij dieper ingegaan op de logistieke processen in een apotheek en/of tussen samenwerkende apotheken. Met de focus op kosteneffectiviteit en efficiency. En natuurlijk hoe PI-Farma en Loxis dit faciliteren. In het artikel wordt een praktijkcase besproken door Peter Brummelhuis, apotheker in Heino.
Deze whitepaper bestaat uit de volgende hoofdstukken:
1. Overzicht, werkverdeling en organisatie
2. Uitvullen, sorteren en distributie
3. Afgifte en bezorging
4. Praktijkcase (artikel De Jonge Apotheker)
1. Overzicht, werkverdeling en organisatie
a. Automatische recepten categorisatie
De basis van PI-Farma is het digitaliseren en interpreteren van recepten. Hiermee vindt automatisch categorisatie plaats (bijvoorbeeld spoed, herhaalservice, huisarts en bezorging). PI-Farma categoriseert zowel op specifieke tekst op het recept als op groepen klanten (bijvoorbeeld Baxters, Medimo). Onze software biedt op dit gebied de meest uitgebreide functionaliteiten.
Voorbeeld:
Stel er is een adres van een instelling of een recept dat in een kluis moet. Deze krijgen een tag mee in PI-Farma. Daarnaast is het mogelijk en zeer handig om handmatig tags toe te voegen en om te zetten. Zoals het snel wisselen van afhalen naar bezorgen naar aanleiding van een telefoontje. Dit alles heeft als resultaat een volledig overzicht en maximale grip op receptstromen.
b. Prioritering
Op basis van de categorisering vindt automatische prioritering plaats. Hiermee helpen we de assistent om alleen die recepten te verwerken die ook aandacht/spoed nodig hebben. Hiermee wordt het veel rustiger in de apotheek.
De effectiviteit verbetert. Iedereen doet wat men moet doen. Op dit moment is de prioriteit vaak niet duidelijk. Prioriteren gebeurt meestal handmatig (met kans op fouten). Dit wordt met PI-Farma overbodig en levert dus tijdswinst op.
Alle recepten worden opgeslagen in een centrale database in de cloud. Hiermee is het mogelijk om vanuit iedere apotheek toegang te krijgen tot de recepten. Dit is van wezenlijk belang voor samenwerkende apotheken. Denk hierbij aan bepaalde receptstromen die centraal of decentraal aangeschreven en/of uitgevuld worden.
c. Werkverdeling en organisatie
PI-Farma ondersteunt een optimale werkverdeling tussen samenwerkende apotheken. Onder andere door het ondersteunen van verschillende manieren van aanschrijven en uitvullen. PI-Farma ondersteund LEAN- en/of batchverwerking.
Een unieke functionaliteit van PI-Farma is het tegelijkertijd ondersteunen van deze processen en systemen. Vanuit onze praktijkervaring constateren wij dat koppelingen met geautomatiseerde uitvulsystemen (zoals robots en sorteermethodes) daarbij onmisbaar zijn.
2. Uitvullen, sorteren en distributie
De basis van PI-Farma is nu duidelijk. De volgende stap is de beschrijving van het productieproces. Wij bespreken onder andere koppelingen met geautomatiseerde sorteeroplossingen, uitvullen op basis van werkstromen en toebehoren printen op het moment dat het wenselijk is.
PI-Farma (in combinatie met Loxis) zorgt voor zeer efficiënte uitvul- en distributieprocessen. Dit levert onder andere tijd op voor zorginhoudelijke taken.
a. Toebehoren printen bij uitvullen
Een belangrijke functionaliteit van PI-Farma is dat toebehoren, zoals kwitanties en bijsluiters, pas bij het uitvullen geprint worden en niet bij het aanschrijven. Dit scheelt veel tijd, omdat je niet achteraf alle toebehoren hoeft op te zoeken.
b. PI-Farma ondersteunt alle vormen van uitvullen of inkoop bij Central Filling.
Handmatig uitvullen:
Dit gebeurt volledig in PI-Farma, inclusief de barcode eindcontrole en een eventuele tweede controle.
Inkoop via Central filling:
De toebehoren worden geprint, alle recepten staan in een apart overzicht.
c. Uitvulsystemen
PI-Farma is volledig geïntegreerd met diverse uitvulsystemen (onder andere Robots, Odessa kast, Speedfiller en de Crolox sorteermodule). Hieronder volgt een uitleg over de voordelen van Loxis en PI-Farma in combinatie met uitvulsystemen.
a. Automatisch een Loxis Track and Trace locatiecode toekennen en op het adresetiket printen. Recepten bergt u hierdoor op zonder te hoeven scannen in een track and trace systeem.
b. Toebehoren worden niet eerder geprint dan als het recept compleet is. Papieren sorteringen behoren tot het verleden.
Deze systematiek is toepasbaar in één apotheek én voor samenwerkende apotheken. Veel apotheken werken succesvol met deze systematiek als alternatief voor central filling. Dit levert de huidige Loxis en PI-Farma klanten een aanzienlijke kostenbesparing op.
Bijzonder om te vermelden is dat bestaande robots breder ingezet kunnen worden. Door de robotkoppeling van PI-Farma is verwerking van herhaalrecepten in batch weer efficiënt mogelijk via uw robot.
d. Distributiemodule
Sortering naar bakken en distributie zijn essentiële functionaliteiten voor samenwerkende apotheken (en voor distributie naar zorginstellingen). Vanuit de productielocatie wordt alles eenvoudig naar de juiste plek gedistribueerd.
Onze systematiek vertelt medewerkers in welke bak een recept geplaatst moet worden. Bijvoorbeeld naar de afhaalkast, voor bezorging of naar een specifieke instelling. Dit is efficiënt en vermindert de kans op fouten.
Daarnaast zorgt de distributiemodule voor juiste en tijdige communicatie naar de patiënt. Op het moment dat de medicatie in de apotheek is waar het afgehaald wordt, wordt de communicatie naar de patiënt gestart.
De distributiemodule van Loxis kunt u gebruiken in combinatie met handmatig uitvullen of met uitvulsystemen.
3. Afgifte en bezorging
Via Loxis wordt een recept volledig gevolgd. Klanten ontvangen een bericht als de medicatie klaar is om afgehaald te worden of over het verwachte bezorgmoment.
Bij papierloos werken met PI-Farma is het belangrijk om een digitaal recept direct op te kunnen roepen. Eventuele vragen worden aan de klant gesteld. De antwoorden worden direct geregistreerd. Een recept oproepen in Loxis gebeurt met één klik.
a. Integratie PI-Farma en Loxis bij afgifte
Met de integratie van PI-Farma en Loxis dwingt u tevens af dat assistentes recepten met hoge prioriteit of mogelijk risico gezien moeten hebben voordat afgifte mogelijk is. In het afgifteproces kan de assistent eenvoudig informatie naar de apotheker sturen. De apotheker ziet vanuit de PI-Farma nakijk app de informatie. Dit kan ook buiten de apotheek.
De combinatie PI-Farma en Loxis zorgt ervoor dat communicatie en zorgprocessen in uw apotheek verbeteren.
b. Loxis bezorg-app
Loxis heeft de beste bezorg-oplossing voor uw apotheek. Optimaliseer de bezorging met de Loxis applicatie voor op de mobiele telefoon. Uw bezorgers registreren hiermee het afleveren van het recept of afwezigheid van een cliënt. Deze informatie is gekoppeld aan de software van de apotheek. De registratie is direct inzichtelijk in de apotheek.
Optimale bezorgroute
Loxis maakt bezorglijsten aan, waarbij het systeem op basis van coördinaten de optimale route berekent. Loxis is hiermee uniek! De bezorgroute kan indien gewenst ook handmatig worden gemaakt. De route kan direct doorgestuurd worden naar de Loxis bezorg-app in de bezorgauto. Kennis van een gebied is voor een bezorger niet meer noodzakelijk.
Route voor samenwerkende apotheken
De bezorging van samenwerkende apotheken kan door Loxis worden gecombineerd. Het is mogelijk om op efficiënte wijze één voertuig in te zetten voor de bezorging van meerdere apotheken.
4. Praktijkcase: ICT/eHealth in de openbare apotheek
Bron: De Jonge Apotheker – Vereniging van Jonge Apothekers – 2019 #4
In voorgaande hoofdstukken zijn de logistieke processen in de apotheek én tussen samenwerkende apotheken besproken. In hoofdstuk vier is apotheker Peter Brummelhuis aan het woord. Hij geeft hoe hoe PI-Farma en Loxis deze processen faciliteren.
a. Peter Brummelhuis – apotheker
Mijn naam is Peter Brummelhuis, apotheker in Heino. Apotheek Heino heb ik bijna tien jaar geleden van mijn vader kunnen overnemen, nadat ik mijn registratie in Assen had volbracht. In 2010 ben ik twee jaar voorzitter van de VJA geweest, waardoor ik het verzoek van de VJA om een stukje te schrijven in het VJA-magazine over ICT en e-health natuurlijk niet kon weigeren. Naast apotheek Heino ben ik ook deels eigenaar van Apotheek Bathmen en Apotheek Lunette/Polbeek in Zutphen.
’Kort gezegd is het mijn streven om de logistiek in de apotheek zo efficiënt mogelijk te maken, zodat we meer tijd over hebben voor de klant.’
Vanaf het moment dat ik ben gaan werken in de apotheek vond ik het direct opvallend dat er veel inefficiënties in de (huidige) receptverwerking aanwezig waren. Over veel werkzaamheden werd niet nadacht wat het ‘hogere doel was. Assistenten waren heel veel tijd kwijt om alle recepten klaar te hebben aan het einde van de dag.
Dit kwam mede door de niet optimale ondersteuning van de aanwezige ICT die uitgaat van het papieren recept. En deels omdat handelingen gedaan worden, omdat het ‘altijd’ zo gaat. Ik ben altijd geïnteresseerd geweest in (ICT) mogelijkheden om dit beter en sneller te doen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Sterker nog, ik denk dat de kwaliteit van de zorg omhoog moet (en kan) met de juiste inzet van ICT/eHealth. Pas de afgelopen jaren zijn er ICT ontwikkelingen zichtbaar die dit mogelijk maken. Daarnaast kunnen onze goed geschoolde apothekers en apothekersassistenten veel meer hun kennis en kunde inzetten om de juiste zorg te kunnen leveren. Daarnaast is deze efficiëntieslag ook echt heel erg nodig om de stijgende vraag naar farmaceutische zorg aan te kunnen de komende jaren, met minder beschikbaar personeel.
Kort gezegd is het mijn streven om de logistiek in de apotheek zo efficiënt mogelijk te maken, zodat we meer tijd over hebben voor de klant. Om dit te realiseren laten we onze apotheken op de juiste manier met elkaar samenwerken. Centraal dat doen wat efficiënter kan en decentraal doen wat daar het handigste is. En dit allemaal op het juiste moment.
We hebben gekozen voor een model waarbij we vanuit één plek (apotheek Heino) zoveel mogelijk medicatie voor de eigen en ook de andere apotheken klaar maken. Dit mag niet ten koste gaan van de service, zodoende blijft spoedmedicatie wel aanwezig op alle locaties. Dit model is niet nieuw want er bestaat al langer CF en local filling.
In mijn optiek zijn de bestaande vormen niet efficiënt genoeg omdat er nog te veel werk in de apotheek blijft. Zoals bijpakken van ‘niet CF-medicatie’, kwitanties en inscannen naar het track and trace systeem. Daarnaast levert CF altijd pas de dag erna aan. Wij leveren op dit moment op twee momenten per dag medicatie aan de andere apotheken die volledig klaar zijn. Dit is inclusief deelverpakkkingen en koelkast producten en ook hulpmiddelen.
Met volledig klaar bedoel ik: inclusief alle toebehoren zoals kwitantie, GIP (geneesmiddelinformatie voor de patiënt) en ‘eerste uitgifte briefjes’, maar ook de track-and-trace locatiecode op het adresetiket afgedrukt. Bij aflevering van de medicatie naar de apotheek hoeft de assistent alleen nog maar de pakjes in de afhaalkast te stoppen en de bak uit te scannen zodat het afleverbericht naar de klanten wordt gestuurd. Dit scheelt aanmerkelijk veel tijd van de assistenten/medewerkers in de desbetreffende apotheek.
b. Systematiek
Om dit te realiseren heb ik voor onze apotheken gekozen voor de volgende systemen die tezamen een sterk geheel vormen omdat ze op de juiste manier met elkaar communiceren. Dit is een randvoorwaarde om de doelstellingen te realiseren.
1. Pharmacom (AIS) – aanschrijven, dossier
2. Loxis (Track and Trace) – communicatie klant, distributie in bakken
3. PI-Farma (papierloos werken) – toebehoren komen pas bij uitvullen uit printer
4. Speedfiller (snel uitvullen) – koppelt met Loxis en PI-Farma
Onze apotheken werken al jaren met Pharmacom en Loxis. Ik heb destijds gekozen voor Loxis omdat Loxis een centraal systeem is waarmee je ook in andere apotheken in het cluster kunt zien waar de medicatie is opgeborgen. Voor de realisatie van het logistieke model is het echter belangrijker dat Loxis weet welke afhaalkastlocaties per apotheek beschikbaar zijn. Daarnaast beschikt Loxis over een distributiemodule waarmee het op basis van gegevens uit het AIS heel gemakkelijk is om medicatie te sorteren naar bakken per zorginstelling, per uitdeelpost/’kluizenwand’ of per bezorgroute en zelfs per bezorgdag.
In 2017 hebben we een Speedfiller aangeschaft bij het bedrijf Farmasort omdat we sneller wilden gaan uitvullen voor meerdere apotheken. Het mooie van de Speedfiller is dat het snel werkt, alles door sensoren dubbel gecheckt wordt (controle door assistente is overbodig) en een koppeling heeft met Loxis, zowel in de automatische toekenning van locaties als de distributie in bakken. Daarnaast heeft de Speedfiller ook een koppeling met PI-Farma, waardoor kwitantie, geneesmiddel informatiefolder etc. direct worden geprint als het volledige recept is gesorteerd.
c. Papierloos werken met PI-Farma
In 2017 ben ik in contact gekomen met PI-Farma die papierloos werken mogelijk maakte in combinatie met ons AIS. Omdat alles digitaal blijft bij het aanschrijven, dus ook de toebehoren, wordt het mogelijk om in het uitvulproces of aan de balie, de toebehoren te printen.
Dit scheelt enorm veel tijd in het bijzoeken van de toebehoren bij het recept. Omdat de Speedfiller ook gekoppeld is aan PI-Farma kunnen we nu de recepten compleet maken per apotheek en het ook zo distribueren. Ook de archivering van recepten gaat nu tijdens het receptverwerkingsproces, zodat er geen etikettering meer ten behoeve van de archivering van het recept hoeft plaats te vinden. Hierdoor kunnen de apothekers direct na het aanschrijven de recepten nakijken.
‘Ook de archivering van recepten gaat nu tijdens het receptverwerkingsproces, zodat er geen etikettering meer ten behoeve van de archivering van het recept hoeft plaats te vinden. Hierdoor kunnen de apothekers direct na het aanschrijven de recepten nakijken.’
Waardoor je de meeste recepten voor het afleveren hebt gezien als apotheker. Het nakijken is door het digitaal werken ook eenvoudiger geworden. PI-Farma doet de eerste check al. Je ziet in één oogopslag of er 100% is gedaan wat de arts heeft voorgeschreven. Of dat er afgeweken is van het voorschrift.
Een ander groot voordeel van papierloos werken is dat alle apotheken voor elkaar kunnen aanschrijven zonder dat we een stroom van papier en etiketten genereren die tussen apotheken bezorgd moeten worden. De effectieve inzet van beschikbare fte’s tussen apotheken wordt daarmee veel makkelijker. Alle apothekers hebben een iPad waarmee we de recepten nakijken in de PI-Farma app. Dit kan ook voor andere apotheken, dus ook hiermee is meer flexibiliteit te creëren.
Loxis en PI-Farma zijn twee geïntegreerde systemen. Dit is volgens mij van groot belang omdat informatie-uitwisseling tussen receptverwerking en track-and-trace nog meer efficiëntie gaat opleveren. Voorbeeld hiervan is als je tijdens het aanschrijven ziet dat een geneesmiddel niet voorradig is, dit ook gelijk in Loxis zichtbaar is en de patiënt hiervan een berichtje ontvangt. Wij zien dat hier nog veel meer mogelijkheden zijn die we samen met de leveranciers erg graag verder willen ontwikkelen.
d. Voorraad
Wij hanteren het model waarbij wij een (breed) assortiment standaard op voorraad houden in de apotheek. Hierdoor kunnen apotheken de recepten tot 12:00 uur naar CentralFill sturen en hebben deze de medicijnen rond 13:30 uur in de apotheek waar het is aangeschreven. Doordat we ook medicatie leveren aan andere apotheken kunnen we een extra breed assortiment hanteren. Ook vangen we de tekorten zo goed mogelijk op, hoewel dit in de praktijk nog vaak niet lukt. Daarnaast hebben we ook voorraad bereidingen op voorraad, waardoor het assortiment veel breder is dan bij andere leveranciers.
Ook producten die niet op voorraad zijn bij de SpeedFiller (CF), kunnen wel worden aangeschreven. Deze producten worden besteld en de volgende dag uitgeleverd. De SpeedFiller bestelt bij verschillende leveranciers, zodat bereidingen, handelsproducten en hulpmiddelen allemaal verwerkt kunnen worden. Hierdoor heb je nauwelijks nog bestellingen in de apotheek. Behalve de nazendingen, en dit zijn er nogal wat op het moment.
e. Resultaten
We werken nu al anderhalf jaar met het complete logistieke model. Duidelijk is te zien dat er veel meer rust in onze apotheken is. De apotheken die de medicatie aangeleverd krijgen vanuit Heino hebben extra capaciteit en besteden deze aan zorgtaken. Daarnaast kunnen we ziekte of langdurig verlof ‘gemakkelijker’ opvangen met behoud van kwaliteit van de zorg.
We zien ook nog verbeterpunten, met name de communicatie naar de klant kan nog beter. Bij voorkeur zien we dit via een app of portaal waarmee alle digitale informatie op een vriendelijke wijze beschikbaar is, rekening houdend met de regels van de huidige AVG. Maar ook dat we door de verdere digitalisering beter in staat zijn om de klant per direct te informeren hoe ver het staat met hun recept. Zodat we ze vooraf kunnen informeren over bijvoorbeeld een merkwisseling of dat we jaarlijks voor het afleveren van herhaalmedicatie een korte vragenlijst kunnen laten invullen. Zodat de patiënt beter voorbereid in de apotheek komt. Dit verhoogt de service naar de klant, maar het voorkomt ook
telefoontjes naar de apotheek over de voortgang van het recept. We zijn hierover al in gesprek met Loxis en PI-Farma, omdat erg veel informatie over de actuele status al wel beschikbaar is in deze systemen (deze app is in ontwikkeling, red.)
f. Leerpunten
Hoewel het logistieke model nu al meer dan een jaar operationeel is, is de realisatie niet altijd zonder slag of stoot gegaan. Het is van belang dat de apothekers bereid zijn om frictie tijdens de ontwikkeling te accepteren en dat de betrokken software leveranciers goed met elkaar samenwerken. Zoals de SpeedFiller met Loxis, om op het juiste moment de juiste locatie te reserveren en deze dan ook af te drukken op het bezorgetiket.
Daarnaast is het ‘opleiden’ van de assistenten in de gewijzigde processen van groot belang. De apothekers moeten hier voldoende tijd in stoppen. Alleen SpeedFiller of alleen papierloos werken, wordt in het algemeen heel snel opgepakt. We hebben wel gemerkt dat in de apotheken waar we alles in één keer hebben omgezet, dit iets meer aandacht vergt, maar dat nagenoeg iedereen deze stap heeft gemaakt.
De assistenten zijn erg tevreden. Ze hebben wel meer tijd voor de patiënten aan de balie. In Heino wordt tegen de 90% van de receptregels niet meer door assistenten ‘uitgevuld’ en in Loxis ingescand. Dat we meer tijd voor de patiënten hebben zagen we ook terug in de PREM score, welke op dit punt aanzienlijk verbeterd is.
Conclusie
De beschreven vernieuwde manier van werken, faciliteert de apotheek van de toekomst. Data laten zien dat de inzet van PI-Farma (in combinatie met Loxis Track and Trace) zorgt voor een significante tijd- en kostenbesparingen. Daarnaast verhoogt het de efficiency in de apotheek.
De keerzijde van de medaille is dat bestaande werkwijzen aangepast worden. Onze consultants begeleiden deze verandering. Vanaf 2016 hebben wij veel ervaring opgedaan met de implementatie in diverse apotheken.
PI-Farma | Loxis Track and Trace – onderdeel van de Crolox Groep
pifarma.nl – info@pifarma.nl | loxis.nl – info@loxis.nl